Bessere Unterstützung von Vorkasse/Vorauszahlung

Verkauf gegen Vorkasse/Vorauszahlung ist eine elementare Funktion, die in Bexio nur minimal unterstützt ist (Zahlungskondition Vorauszahlung). Vom Ablauf her bietet Bexio leider zuwenig Unterstützung, um Vorkasse-Bestellung effizient abzuwickeln.

Wir erfassen einen Auftrag mit der Vorkasse-Rechnung. Wenn diese bezahlt ist, führen wir die Lieferung aus und damit wird der Auftrag erledigt.

Das Problem ist, dass wir in Bexio keine Möglichkeit haben, sinnvoll und effizient zu sehen, wenn eine Vorkasse-Rechnung bezahlt worden ist, was den Schritt der Lieferung auslösen muss. In der Liste der Aufträge und auch im Export aller Aufträge sieht man den Status der Rechnung nicht und Bexio benachrichtigt einen auch nicht im Fall einer Bezahlung.

Momentan muss jeder einzelne Auftrag und der Belegfluss geöffnet werden nur um zu sehen ob die Rechnung bereits bezahlt ist. Dies verursacht sehr viel manuellen Aufwand bei zahlreichen Vorkasse-Bestellungen. Für eine besser Abwicklung von Vorkasse/Vorauszahlung wäre zB. folgendes hilfreich:

a) Anzeige des Rechnungs- und Lieferungsstatus in der Auftragsliste

b) Filterung der Aufträge nach Rechnungsstatus

c) Benachrichtigung via Email wenn eine Rechnung mit Kondition "Vorauszahlung" den Status auf "bezahlt" wechselt

 

  • Cyrill Osterwalder
  • Feb 21 2019
  • Future consideration
  • Cyrill Osterwalder commented
    25 Mar 13:17

    Da uns Bexio bei Vorkasse-Aufträgen so stark ausbremst (wie oben erläutert), wollten wir den Vorkassen-Check (ob eine zu einem Vorkasse-Auftrag gehörige Rechnung bezahlt wurde) über das API selbst implementieren. Das Tool läuft und wir können Aufträge (Orders) und Rechnungen (Invoices) abfragen, aber die Zugehörigkeit Auftrag<->Rechnung gibt's im API nicht. Das ist sehr schade und ich habe dafür einen separaten Eintrag erfasst. Heisst aber auch, dass wir selbst via API keine Beschleunigung unserer Vorkassebestellungen umsetzen können :-(

  • Cyrill Osterwalder commented
    26 Mar 09:17

    Ev hilfreich für jemand anderen mit ähnlichem Problem:

    Ich konnte jetzt mit etwas Heuristik eine Zuordnung von Rechnungen zu Vorkasse-Aufträgen herstellen, obwohl Bexio diese Information leider nicht im API anbietet. Mein Modul holt sich die offenen Vorkasse-Aufträge (Status "teilweise" und Zahlung "Vorauszahlung") und sucht via API nach Rechnungen des gleichen Kunden mit Status "bezahlt", welche als Datum das gleiche haben wie der Auftrag. Da wir Vorkasse-Aufträge so erfassen (Auftrag und Rechnung gleichzeitig erfassen, Auslieferung wenn Rechnung bezahlt), kommt diese "Magie" halbwegs hin. Der Abgleich ist nicht perfekt wenn zB. ein Kunde mehrere Vorkasse-Aufträge gleichzeitig offen hat, aber das ist selten und erkennt man dann bei Durchsicht des Reports.

    Damit können wir nun einen Report generieren, der uns bezahlte Rechnungen zu offenen Vorkasse-Aufträgen auflistet, ohne dass wir mühsam in Bexio jeden Auftrag manuell öffnen und den Belegfluss anklicken müssen.

    Bei 50-100 offenen Vorkasse-Aufträgen ist es unmöglich, regelmässig manuell zu prüfen, bei welchem Auftrag die Rechnung beglichen wurde, damit die Lieferung ausgeführt werden kann. Trotz dieses Workarounds bleibe ich bei diesem Feature-Request, Vorkasse-Aufträge sollten wie oben beschrieben (zB. Vorschläge a) bis c) ) von Bexio irgendwie unterstützt sein.