Ablauf Auslagen von Mitarbeitenden verbessern

Damit ich für meine 6 Mitarbeitenden nicht teure Zusatztools kaufen muss habe ich folgenden Ablauf definiert um Ausgaben die die Mitarbeitenden ohne Firmenkreditkarte tätigen zu verrechnen.

Ich lasse Beispielsweise den Postbeleg mit der bexio App durch den Mitarbeitenden fotografieren und in den Posteingang von bexio senden.

Dann erstelle ich eine Aufwendung und hänge das Foto des Beleges der Post hinzu. Da ich für jeden Mitarbeitenden ein Kassakonto erstellt habe, kann ich jetzt das entsprechende Mitarbeiter-Kassenkonto auswählen. Auf der Aufwandseite werden die Ausgaben richtig verbucht und in der Bilanz sehe ich, dass ich dem Mitarbeitenden etwas schulde. Dies gleiche ich dann per Banküberweisung regelmässig aus.

Ist das ein Weg für bexio welcher noch etwas ausgebaut werden könnte?

bexio scanner:

-> Beschreibung der Ausgabe: von Hand eingeben oder aus einer Liste auswählen (Porti, Benzin, Kaffee)

-> Ausgabe verrechenbar:

Phase 1: Ja/Nein

Phase 2: Kontakt auswählen

Neue Aufwendung:

-> Übernahme der Beschreibung aus dem Bexio Scanner

-> Automatische Zuteilung des Aufwandkonto aufgrund Listeneinträge (Porti, Benzin, Kaffee)

-> Übernahme ob Aufwand verrechenbar ist (Phase 1 nur ankreuzen)

-> Übernahme des Kontaktes für Verrechnung des Aufwandes (Phase 2)

-> Als Bankkonto wird mein Kassakonto vorausgewählt (Einstellbar pro User)

-> In einer zweiten Phase wäre es gut wenn dieser Schritt durch die Mitarbeitenden gemacht werden könnten. Die Mitarbeitenden sollten aber weiterhin keine Admin-Berechtigung haben müssen dafür und nur ihr Kassenkonto auswählen dürfen.

Neue Funktion/Button:

-> Ausgleich der Kassenkonten der Mitarbeitenden (Banküberweisung und Verbuchung Kassenkonto (Mitarbeiter) - Bank (Geschäft).

Wäre eine elegante Lösung aus meiner Sicht um den Ausgaben-Prozess zu verbessern. Wäre toll wenn Phase 1 in Angriff genommen werden könnte.

  • André Calligaris
  • May 29 2020