PDFs per email subject taggen oder filename bestimmen

Wenn ich ein PDF  per email an meinen Posteingang schicke, wäre es hilfreich, wenn ich im Subject vom email gleich den Filenamen bestimmen kann, da ich beim suchen nach einem Dokument sonst irgendwelche kryptischen namen habe, wo ich nicht weiss was die sind

Idee wäre zb auch das mann das dokument gleich taggen kann - im Subject geb ich an: #Hardware #Ausgaben und bexio erstellt daraus ein Beleg, der schon getaggt ist und ich auch danach einfacher suchen kann. Gerade beim zuordnen von belegen zu Rechnungen wird es sehr sehr unübersichtlich, und mit getaggten Dokumenten wäre dies sicher viel einfacher zum auffinden.

 

Noch besser wäre natürlich, die bereits OCR gescannten PDFs (oder ihr führt das OCR bei euch auf den Servern aus) auch durchsuchbar zu machen, so dass ich beim Suchen nach einem Dokument auch nach dem Inhalt suchen kann, weil ich zb weiss, von welche Firma ich die Rechnung gekriegt hatte. So machen das zb sevDesk und Fastbill in Deutschland, und gehen da sogar noch einen Schrittt weiter mit dem automatischen Rauslesen des Preises eines belegs...

  • Urs Nyffenegger
  • Mar 22 2018
  • Future consideration
  • Markus Schmidlin commented
    15 Mar 02:45pm

    Es würde schon ausreichen, wenn das Subject des E-mails in der Posteingangs-Tabelle angezeigt würde. Dann könnten MA bei Spesenbelegen zusätzliche Infos angeben wie Kunde, Projekt etc. Der Filename ist ja häufig bedeutungslos bei einem iPhone-Photo oder einem Scan.

  • Reto Schenker commented
    24 May, 2019 08:39pm

    Praktisch wäre auch, wenn in der App bereits Daten erfasst werden könnten, die dann im Posteingang mit dem Dokument verknüpft wären und bei der Auswahl zusätzlich helfen würden. Bei regelmässigen Belegen könnten Arbeitsschritte vorbereitet/hinterlegt werden (via Codewort)

  • Pascal Aubort commented
    17 Jul, 2018 05:14am

    very good idea. some sort of additional information sent with the attachments. you could easily streamline the process of working with your treuhand using only the inbox.