Transaktionsabgleich: Bessere Warnungen/Infos um falsche Abgleiche zu vermeiden, insbesondere bzgl. ESR Nr Übereinstimmung

Es kann schnell passieren, dass eine falsche Bexio-Transaktion (Rechnung) einer Bankgutschrift zugewiesen wird. zB. habe ich den Fall, dass auf Bankseite ein Zahlungseingang über einen bestimmten Betrag vorhanden ist und dieser trotz *NICHT ÜBEREINSTIMMENDER* ESR Nummer einer Bexio Rechnung zugewiesen wird. Der Zahlungseingang hat eine ESR Nummer, aber die Einzahlung hat nichts mit Vorgängen in Bexio zu tun und ist von der ESR-Nr der Rechnung unterschiedlich.

Auf der Bexio Seite sehe ich nur Name und Rechnungs-Nummer und habe keine Information, welche Parameter Bexio für den Übereinstimmungsvorschlag geprüft hat. Aus meiner Sicht wären folgende Dinge wichtig und nützlich, wenn mit ESR fakturiert wird wie bei uns:

a) Bexio sollte zeigen, ob es eine ESR Übereinstimmung gefunden hat oder nur den Betrag. In meinem Fall wurde die Transaktion nur über den gleichen Betrag gematcht trotz verschiedener ESR Nr auf beiden Seiten.

b) Wenn nur der Betrag übereinstimmt, sollte man mit einer Warnung darauf hingewiesen werden, da man dann die Zuweisung immer zusätzlich prüfen muss. Bei unterschiedlichen ESR-Nr sollte wohl eine spezielle Warnung gezeigt werden.

c) Die ESR Nr der vorgeschlagenen Bexio Rechnung sollte immer schon rechts angezeigt werden, damit man auch selbst beim Abgleich die ESR Nr prüfen kann, ohne die Rechnung öffnen zu müssen.

Diese Dinge würden falsche Zuweisungen vermeiden, den Abgleich einiges effizienter machen und damit im Sinne der Bexio Vision Arbeit reduzieren. Ohne diese Features hat man mit Bexio nicht die vollen Vorteile des Abgleichs via ESR Nummer.

  • Cyrill Osterwalder
  • Aug 14 2018
  • Future consideration
  • Cyrill Osterwalder commented
    August 14, 2018 19:45

    Hier zwei Beispiele, wo links eine Bank-Gutschrift erscheint und mit einer vermeintlichen Bexio-Tx zum Abgleich vorgeschlagen wird, obwohl auf beiden Seiten ESR-Nr vorhanden sind, welche *nicht übereinstimmen*. Bexio bietet in dem Fall keine Hilfestellung in Form von Info/Warnung. Im Gegenteil, durch den Abgleich-Vorschlag kommt man schnell zur Schlussfolgerung, dass die ESR-Nr zwischen Bank-Gutschrift und Bexio-Rechnung übereinstimmt, was in den Beispielen nachweislich falsch ist und zu falschen Transaktionszuweisungen führt. ESR Transaktionen sollten über ESR-Nr abgeglichen werden und bei Abweichungen sollte unbedingt informiert/gewarnt werden.

  • Cyrill Osterwalder commented
    August 18, 2018 09:24

    Gemäss dem Bexio Support-Artikel 

    https://support.bexio.com/hc/de/articles/213210627

    müsste das ja bereits so funktionieren:

    *** aus dem Support-Artikel:

    Wie gleiche ich Gutschriften mit den Rechnungen (Debitoren) ab?

    Sie haben in der linken Spalte eine Gutschrift eines Kunden (positiver Betrag). Rechts finden Sie die bexio Transaktionen.

    Wenn:

    * Datum
    * Betrag
    * ESR-Referenz-Nummer

    übereinstimmen, ordnen wir die Zahlung automatisch zu und nach dem Sie den Vorschlag von bexio überprüft haben und alles stimmt, können Sie nur noch auf "Jetzt abgleichen" klicken und schon wird die Rechnung in bexio mit dem entsprechenden Datum auf bezahlt gesetzt.

    ***

    Dh. bei zwei unterschiedlichen ESR-Nummern müsste aus meiner Sicht etwas anderes passieren als die automatische Zuordnung.

  • Cyrill Osterwalder commented
    August 26, 2018 06:46

    Der Bexio Support verweist bzgl. der gleichen Frage komplett auf die Bank, welche die ESR Daten im camt statt v11 Format zur Verfügung stellen müsste. Ich finde hingegen, dass Bexio den Abgleich einer vorgeschlagenen Transaktion so oder so besser unterstützen müsste.

    Es geht mir nicht darum, dass ich mich auf einen automatischen, immer korrekten Abgleich verlassen kann. Es geht mir darum, dass Bexio die relevanten Informationen dort anzeigt, wo nötig, um den Abgleich zu prüfen. Ich dachte, das ist Teil von Bexio's Mission um Arbeitsaufwand zu minimieren. In meinem Beispiel geht es um die ESR-Nummer auf Seite von Bexio. Das hat mit den Bankdaten nichts zu tun, dort sehe ich ja die ESR-Nr auf einen Blick. Auf Seite Bexio hingegen fehlt mir schlicht die relevante Information, um einen Transaktionsabgleich entscheiden zu können.

    Wenn ich die ESR-Nr einer vorgeschlagenen Bexio Rechnung prüfen will, muss ich dies sehr umständlich tun (einzelne Bexio Rechnung öffnen und ESR-Nr im PDF anschauen). Es wäre wohl nicht so eine grosse Sache, die ESR-Nr der Bexio Rechnung im Transaktionsabgleich anzuzeigen? Das würde die Prüfung einer vorgeschlagenen Transaktion stark vereinfachen, Zeit sparen und Fehler vermeiden.

     

  • Cyrill Osterwalder commented
    October 02, 2018 14:27

    Bei der Bank ist das camt.054 Format nun seit Mitte September verfügbar und ich hoffe, dass der Transaktionsabgleich möglichst bald darüber funktioniert und ich nicht mehr alle ESR Referenz-Nr bei jeder Einzahlung manuell nachprüfen muss (mühsam Rechnung suchen und vergleichen). 

    Ich schreibe hier nochmals einen Kommentar, weil ich finde, dass auch bei camt.054 oder anderen Verbesserungen in der Automatisierung Bexio trotzdem die relevanten Informationen beim Banking Transaktionsabgleich anzeigen sollte. Whitespace ist genügend vorhanden und mehrere wichtige Infos wie zb. die ESR Referenz-Nr einer Bexio Rechnung sieht man nicht. Auch die Ortschaft des Kunden oder Bestelldatum wären manchmal hilfreich für den Abgleich.

  • Cyrill Osterwalder commented
    October 04, 2018 07:20

    Es wäre auch hilfreich, wenn man im Banking-Abgleich auf der Bexio Seite eine zum Abgleich vorgeschlagene Rechnung direkt anklicken und öffnen könnte, wenn man etwas abklären muss. Es geht ja genau darum, die von Bexio vorgeschlagene Rechnung zu prüfen. Aktuell muss man die erst manuell in den Rechnungen suchen gehen.